Procedura reklamacyjna Centrum Przedsiębiorczości i Transferu Technologii Uniwersytetu Zielonogórskiego

Celem niniejszej procedury jest określenie sposobu, terminów składania reklamacji oraz trybu ich rozpoznawania.

Definicje

1. Reklamacja – wystąpienie Klienta skierowane do CPiTT, w którym Klient zgłasza zastrzeżenia dotyczące usług świadczonych przez CPiTT, niebędące skargą.
2. CPiTT – Centrum Przedsiębiorczości i Transferu Technologii Uniwersytetu Zielonogórskiego.
3. Sekcja CPiTT – jednostka organizacyjna będąca w strukturach CPiTT.
4. Klient – każda osoba fizyczna lub prawna bądź jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z usług świadczonych w CPiTT.

Tryb postępowania

1. Reklamacje składa się w formie pisemnej:
   a) osobiście w siedzibie CPiTT lub przesyłką pocztową na adres CPiTT,
   b) drogą elektroniczną na adres e-mail: sekretariat@cptt.uz.zgora.pl.
2. Reklamacja powinna być złożona w terminie 14 dni od dnia świadczenia usługi przez CPiTT. Reklamacje złożone po tym terminie mogą pozostać bez rozpatrzenia.
3. Zgłoszenie powinno zawierać następujące dane:
   a) imię i nazwisko / nazwę Klienta,
   b) adres e-mail, na który należy skierować odpowiedź,
   c) adres korespondencyjny Klienta (opcjonalnie),
   d) telefon kontaktowy,
   e) wskazanie sekcji CPiTT i/lub rodzaju świadczonych usług, których dotyczy Reklamacja,
   f) opis zgłaszanego problemu oraz przedmiot i okoliczności uzasadniające Reklamację,
   g) oczekiwane przez Klienta działania,
   h) w przypadku gdy Klient oczekuje przesłania odpowiedzi przesyłką pocztową – wyraźne żądanie Klienta w tym zakresie.
4. Procedura uzupełnienia danych:
   a) Jeżeli Reklamacja nie zawiera wszystkich danych wskazanych w ust. 3 lub zawiera braki uniemożliwiające jej rozpatrzenie, CPiTT w terminie 7 dni od jej otrzymania poinformuje Klienta o konieczności uzupełnienia braków formalnych.
   b) Klient zobowiązany jest do uzupełnienia braków w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania.
   c) Nieuzupełnienie braków formalnych w powyższym terminie skutkuje pozostawieniem Reklamacji bez rozpatrzenia.
5. Jeżeli w procesie rozpatrywania Reklamacji konieczne będzie uzyskanie dodatkowych informacji związanych ze zgłoszeniem, CPiTT poinformuje o tym Klienta, który jest zobowiązany do dostarczenia wymaganych informacji w terminie 7 dni.
6. CPiTT udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnej Reklamacji.
7. Odpowiedź CPiTT zostanie przesłana pocztą elektroniczną, chyba że Klient wniósł o przesłanie jej w formie przesyłki pocztowej.
8. Językiem obowiązującym w korespondencji i kontaktach z CPiTT jest język polski.

Pozostałe postanowienia

1. Osobą rozpatrującą i odpowiadającą na Reklamację od Klienta jest Dyrektor CPiTT.
2. Reklamacje, które nie zostały złożone w terminie wskazanym w § 2 ust. 2 lub nie zostały uzupełnione zgodnie z § 2 ust. 4, pozostawia się bez rozpatrzenia.

Formularz reklamacji